E-Rechnung Webinar FAQ

Nachstehend finden sie die Antworten auf häufig gestellte Fragen im Webinar “E-Rechnung mit CP-Pro”:

Mit welcher Gerüstbau-Office 3 Version wird ZUGFeRD untersützt?
E-Rechnungen im ZUGFeRD Format werden ab Gerüstbau-Office Version 3.16 unterstützt. Diese Version ist nur für Lizenzen verfügbar, die eine SQL Server Datenbank verwenden.

Muss das E-Rechnungsmodul gekauft oder zusätzlich lizenziert werden, um es nutzen zu können?
Nein, das E-Rechnungsmodul steht allen Kunden mit gültigem und laufendem Wartungsvertrag zur Verfügung, sofern der SQL Server als Datenbank verwendet wird.

Erstellt CP-Pro automatisch einen Ordner zur Ablage der E-Rechnungen?
Nein, der Ordner zur Ablage der E-Rechnungen muss manuell erstellt und kann anschließend als Speicherort ausgewählt werden.

In welches Feld wird die Projektnummer der E-Rechnung für den B2B-Bereich eingetragen?
Im Kostenträger können unter “Faktura-Vorgaben” im Bereich “Informationen zum Datenaustausch” ergänzende Informationen zur E-Rechnung eingetragen werden: Leitweg-ID, Projektreferenz, Bestellnummer und Vertragsnummer.

Ist immer eine Leitweg-ID erforderlich, oder nur bei öffentlichen Aufträgen?
Ja. Öffentliche Auftraggeber erwarten eine xRechnung, für diese ist immer eine Leitweg-ID erforderlich. Für Rechnungen im ZUGFeRD Format hingegen nicht.

Wie erhalte ich eine Leitweg-ID und wo wird diese erfasst?
Die Leitweg-ID teilt ihnen ihr Auftraggeber mit. Diese muss im Kostenträger unter “Faktura-Vorgaben” im Bereich “Informationen zum Datenaustausch” eingetragen werden.

Funktioniert die E-Rechnung nur in CP-Pro Gerüstbau Office 3 oder auch in Office 4?
Die E-Rechnungsformate xRechnung und ZUGFeRD werden von Gerüstbau-Office 3 ab Version 3.16 unterstützt. Office 4 wird diese Formate im nächsten Jahr ebenfalls unterstützen.

Wofür wird die dritte Datei (.xsd) benötigt, die bei der Erstellung der xRechnung erstellt wird?
Diese Datei ist nicht für den Kunden bestimmt. Sie enthält ergänzende Informationen zur Fehleranalyse bei xRechnungen. Sollte der Import der xRechnung im Kundenportal eine Fehlermeldung zurückgeben, schicken Sie bitte die folgenden Dateien zur Analyse an den CP-Pro Support:
– PDF-Datei: zeigt das Belegbild
– XML-Datei: enthält die xRechnung
– XSD-Datei: enhält ergänzende Informationen zum Schema der Daten

Wie funktioniert die Zusammenführung von Rechnungen und Aufmaßen in einer E-Rechnung?
Das Zusammenführen mehrere Belege erfolgt in der Rechnung über die Schaltfläche “Einstellungen zum Drucken”. Hier können auf der rechten Seite die “angehängten Dokumente” ausgewählt werden. Darüber hinaus legt die darunterstehende Option “Email-Anhang/PDF in” fest, ob in welcher Reihenfolge das PDF bei zusätzlich vorhandenem Anschreiben zusammengestellt werden soll:

– einer Datei (zuerst Brief): Verwendet die Reihenfolge Brief, Rechnung und Aufmaß
– einer Datei (zuerst Rechnung): Verwendet die Reihenfolge Rechnung, Brief und Aufmaß -> Empfehlung

Grundsätzlich ist es sinnvoll, eine dieser beiden Optionen für den Versand der E-Rechnung (xRechnung und ZUGFeRD) zu verwenden, wobei die 2. Option (zuerst Rechnung) für die E-Rechnung empfohlen wird, sofern ein Anschreiben zur Rechnung existiert.

Bedeutet das, dass alle drei Dateien nach dem Versand gelöscht werden können, wenn keine Fehlermeldung kommt?
Wir empfehlen die Dateien nicht zu löschen. Ähnlich wie die bisher per Mail versendeten PDF-Dateien sind diese Dateien Abrechnungsgrundlage. Wir werden diese Dokumente zeitnah die Funktion “Druck- und Bearbeitungshistorie” von Gerüstbau-Office 3 aufnehmen.

Kann eine E-Rechnung vor dem Versand bearbeitet werden?
Ja. Vor dem Versand kann die E-Rechnung (wie bisher bei der PDF-Erstellung und dem Ausdruck) bearbeitet und anschließend neu erstellt werden.

Werden Eingangsrechnungen auch unterstützt?
Der Import von Eingangsrechnungen, die sie als E-Rechnung erhalten, wird künftig durch unser DMS System unterstützt. Darüber hinaus können auch Eingangsrechnungen aus DATEV Unternehmen Online (oder anderen DMS Systemen) im EXTF-Format in Gerüstbau-Office 3 eingelesen werden.