E-Rechnung, xRechnung, ZUGFeRD

Sie sind hier:

E-Rechnung

Nach oben

Seit dem 01.01.2025 besteht in Deutschland die Pflicht zur Annahme von E-Rechnungen für Unternehmen, die beiden Ihren Sitz in Deutschland haben.
Hierbei werden 2 Formate unterstützt: XRechnung und ZUGFeRD. Beide Formate erfüllen die Voraussetzung einer vollautomatischen Rechnungsverarbeitung und -austauschs.

  • Die xRechnung ist das Standardformat für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Sie basiert auf einem strukturierten XML-Format, das maschinell verarbeitet werden kann
  • ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) bietet eine visuelle Darstellung im PDF-Format, in die die XML-Informationen eingebettet sind

Installationsdatei

Nach oben

Um eine E-Rechnung (unabhängig davon, ob XRechnung oder ZUGFeRD) erzeugen zu können, ist die Installation eines zusätzlichen Moduls erforderlich. Dieses Modul muss auf jedem Arbeitsplatz installiert werden, der eine E-Rechnung erstellen soll.

Installationsanleitung

Nach oben

Installationsmöglichkeiten

1. Installation über den Ressourcen-Ordner

  • Laden Sie die ZIP-Datei (CPPro.Modul.Erechnung) herunter und speichern Sie diese an einem Ort Ihrer Wahl
  • Entpacken Sie die ZIP-Datei
  • Verschieben Sie die im Ordner enthaltene MSI-Datei in den Ressourcen Ordner

 

Das Einfügen in den Ressourcen Ordner hat den Vorteil, dass die Installationsdatei nicht einzeln an jedem Arbeitsplatz heruntergeladen werden muss, sondern nur einmal. Fehlt dem Anwender das Modul, erkennt CP- Pro Gerüstbau-Office dies automatisch und bietet eine einfache Installation für jeden Anwender.

Beim ersten Druckversuch einer E-Rechnung und fehlender Installation erscheint folgendes Dialogfenster, welches mit ‘Ja’ bestätigt werden kann.

 

2. Direkte Installation auf dem Arbeitsplatz

Die Alternative ist die direkte Ausführung der Installationsdatei an jedem Arbeitsplatz

  • Laden Sie die ZIP-Datei (CPPro.Modul.Erechnung) herunter und speichern Sie diese an einem Ort Ihrer Wahl
  • Entpacken Sie die ZIP-Datei
  • Führen Sie die im Ordner enthaltene MSI-Datei per Doppelklick aus
  • Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm

 

Hinweis: Nach der Installation muss CP-Pro Faktura neu gestartet werden.

Konfiguration der Stammdaten

Nach oben

Beide Formate, xRechnung und ZUGFeRD benötigen folgende Einstellungen:

1. Eigenes Unternehmen einrichten

Erfassen Sie in Stammdaten > Adressen die Daten Ihres Unternehmens. Folgende Angaben sind notwendig:
Kontaktdaten
  • Anschrift Firmenname, Adresse, Länderkennzeichen (DE), PLZ, Ort
  • Telefon
  • E-Mail
Vorgaben zur Rechnungslegung
  • UStID Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Ohne die USt-ID kann keine E-Rechnung erzeugt werden. Bei Fragen wenden Sie sich an ihren Steuerberater
Bankverbindung
  • Bank Name der Bank
  • IBAN
  • BIC

 

2. Eigene Adresse für die XRechnung zuweisen
Wählen Sie in Stammdaten > Einstellungen > Faktura-Einstellungen im Register “Vorgaben” unter “eRechnung” die “Adresse des eigenen Unternehmens“ aus.

 

3. Abrechnungseinstellungen prüfen
Um sicherzustellen, dass bei Abschlagsrechnungen nur Mehrleistungen mit den korrekten MwSt -Beträgen übermittelt werden, muss die folgende Vorgabe verwendet werden:
Aktivieren Sie in Stammdaten > Einstellungen > Faktura-Einstellungen im Register „Abrechnung“ die Option „bei SR automatisch AR’s brutto abziehen“

 

4. Kunden einrichten
Erfassen Sie in Stammdaten > Adressen, die Daten des Kunden:

Vorgaben zur Rechnungslegung
  • UStID Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden
Ohne die USt-ID Ihres Kunden kann keine E-Rechnung erzeugt werden
Bankverbindung
  • Bank Name der Bank
  • IBAN
  • BIC

 

Für das Format xRechnung wird immer eine Leitweg ID benötigt. ZUGFeRD benötigt diese Angabe nicht.

Leitweg-ID im Kostenträger festlegen (nur xRechnung!)
Im Kostenträger muss in Register “Faktura Vorgaben” die Kundenreferenz (Leitweg-ID) hinterlegt werden. Bitte entnehmen Sie die zu verwendende Leitweg-ID stets Ihrem Auftragsdokument oder erfragen Sie diese bei der dort angegebenen rechnungsbearbeitenden Stelle. Die Angaben Bestellnummer, Projektreferenz und Vertragsnummer sind optional.

 

ZUGFeRD Rechnung erzeugen

Nach oben

Jede Rechnung kann als ZUGFeRD Rechnung gespeichert werden, sofern die zuvor beschriebenen Voraussetzungen erfüllt sind. Bei Fehlen ein oder mehrerer Voraussetzungen erhalten Sie vor dem Speichern der ZUGFeRD Rechnung eine entsprechende Fehlermeldung.

  • Öffnen Sie in der Rechnung über die Schaltfläche “Einstellungen zum Drucken” den Drucken-Dialog.
  • Setzen Sie den Haken bei “ZUGFeRD”
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche “eRechnung erstellen”

Nach Auswahl des Zielpfades werden 4 Dateien gespeichert:

  • Die erste angezeigte Datei, ein pdf enthält die ZUGFeRD und hat den Hinweis “PDFA”
  • XML-Datei enthält die XRechnung (ohne Leitweg ID kann diese aber nicht genutzt werden und sollte über den Punkt XRechnung erzeugen vorgenommen werden)
  • PDF-Datei enthält das Belegbild der Rechnung im PDF-Format
  • XSD-Datei definiert die Struktur des Dokuments und hilft uns bei der Klärung von Hinweismeldungen des Portals

Es werden mehrere Dateien abgelegt, Sie benötigen aber (z.B.) nur die “Rechnung 250010 – eRechnung PDFA.pdf”

 

XRechnung erzeugen

Nach oben

Jede Rechnung kann als XRechnung gespeichert werden, sofern die zuvor beschriebenen Voraussetzungen erfüllt sind. Bei Fehlen ein oder mehrerer Voraussetzungen erhalten Sie vor dem Speichern der XRechnung eine entsprechende Fehlermeldung.

  • Öffnen Sie in der Rechnung über die Schaltfläche “Einstellungen zum Drucken” den Drucken-Dialog.
  • Setzen Sie den Haken bei “xRechnung”
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche “eRechnung erstellen”

Nach Auswahl des Zielpfades werden 3 Dateien gespeichert:

  • XML-Datei enthält die XRechnung und muss im Portal https://xrechnung.bund.de hochgeladen werden
  • PDF-Datei enthält das Belegbild der Rechnung im PDF-Format
  • XSD-Datei definiert die Struktur des Dokuments und hilft uns bei der Klärung von Hinweismeldungen des Portals

Falls es bei der Einreichung der Rechnung zu Hinweismeldungen kommt, nehmen Sie bitte Kontakt mit dem CP-Support Kontakt auf. Wir benötigen zur Klärung die 3 oben beschriebenen Dateien und die Hinweismeldung des Portals

Weitere Bankverbindungen

Nach oben

Weitere Bankverbindungen werden über Geschäftsbereiche gepflegt und direkt in der Rechnung über die Schaltfläche  „Sachbearbeiter“  ausgewählt (dort finden Sie das Drop-down Feld zur Auswahl der angelegten Geschäftsbereiche) Hierzu muss eine abweichende Adresse mit abweichenden Bankdaten im Adressstamm hinterlegt werden (siehe 1. Eigenes Unternehmen einrichten)

Diese abweichende Adresse wird dann im Geschäftsbereich hinterlegt

 

Zusatzinformationen

Nach oben

E-Rechnung Webinaraufzeichnung
E-Rechnung Webinar FAQ
Die Aufzeichnung zu unserem Webinar mit den ZUGFerd Informationen folgt

Haben Sie Fragen? Durchsuchen Sie unsere Wissensdatenbank.